1. از تب امور اداری، فرآیند و بعد ساختار را انتخاب کنید و یک ساختار جدید ایجاد کنید. این ساختار همانند قیف در تب فروش می ماند که می بایست برای آن مراحل تعیین کنید.

2. اطلاعات ساختار خود را تعریف کنید. اگر توضیحی دارد وارد کنید و بعد آن را ذخیره کنید.

3. در قسمت عملیات، مراحل ساختار را می توانید ایجاد کنید. آن ساختار را ویرایش کنید یا آن را حذف کنید.

4. مرحله جدید را برای این ساختار ایجاد کنید. بعد از اینکه مراحل را تعیین کردید به راحتی می توانید از همه یا بخشی از آنها، خروجی بگیرید. در صورتی که نیاز است که به ساختار خود برگردید گزینه بازگشت به ساختار ها را بزنید.
در این صفحه شما می توانید مرحله ی خود را جستجو کنید و همچنین با زدن روی هر کدام از عناوین مانند شناسه، عنوان یا اولویت بر اساس همان ها مرتب سازی انجام شود.

5. برای هر مرحله از یک ساختار اطلاعات می بایست جداگانه ثبت شود.
بعد از عنوان، اولویت می باشد که منظور، اولویت نمایش می باشد که بهتر است هر مرحله را به صورت 10 تایی یا 5 تایی ثبت کرد که اگر بعدا می خواستید مرحله دیگری را بین آن مراحل وارد کنید بتوانید دقیقا در همانجا قرار دهید.
مدت زمان (روز)، تایمی است که طول می کشد تا آن مرحله انجام شود یا به بیانی دیگر زمانی که طول می کشد تا یک فرآیند از آن مرحله گذر کند..
در صورتی که درصد شانس موفقیت را وارد کنید می توانید مشاهده کنید که چند درصد از فرآیندهایتان از آن مرحله گذشته است. (گذشتن از مرحله به معنی موفقیت در آن مرحله است). اگر احتمال شکست یا پایان فرآیند وجود دارد حالت آن را فعال کنید. در پایان اگر توضیحی نیاز دارد وارد کنید و سپس آن را ذخیره کنید.